ГлавнаяО библиотекеСтруктура библиотекиОбщий отдел

Общий отдел

Общие сведения об отделе

Общий отдел организован 1 января 2006 года. Общий отдел является структурным подразделением Государственного учреждения «Национальная библиотека Беларуси» (далее – Библиотека) и находится в непосредственном подчинении директора.

Деятельность

Основные задачи отдела – организация делопроизводства в Национальной библиотеке Беларуси и обеспечение работы ведомственного архива.

Основные функции отдела:

  • Организация работ по документационному обеспечению руководства Библиотеки и заседаний дирекции.
  • Контроль за прохождением, оформлением и исполнением документов в установленные сроки.
  • Подготовка сведений об итогах исполнения документов и систематическое информирование руководства Библиотеки.
  • Осуществление регистрации подписанных документов посредством системы электронного документооборота «Рекорд», регистрационно-справочной работы с документами и передача исходящих документов в экспедицию для дальнейшей отправки посредством почтовой связи.
  • Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Библиотеке.
  • Разработка номенклатуры дел Библиотеки, обеспечение хранения дел и их оперативного использования.
  • Разработка унифицированных форм документов Библиотеки, своевременное внесение в них изменений.
  • Осуществление контроля за установленным порядком работы с документами в Библиотеке.
  • Участие в организации работы с предложениями, заявлениями, сотрудников Библиотеки и обращениями граждан и юридических лиц, поступившими в адрес Библиотеки письменно (за исключением зарегистрированных в книге жалоб и предложений), осуществление регистрации граждан, желающих попасть на личный прием к руководству Библиотеки.
  • Подготовка документов, входящих в номенклатуру дел общего отдела к передаче на хранение в архив Библиотеки.
  • Осуществление контроля за правильностью оформления документов и передачей дел структурными подразделениями Библиотеки на хранение в архив.
  • Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Республики Беларусь, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями Национальной архивной службы Республики Беларусь. Обеспечение сохранности архивного фонда Библиотеки.
  • Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, по совершенствованию исполнительской дисциплины.
  • Проведение мероприятий по повышению квалификации сотрудников Библиотеки по вопросам делопроизводства и архивного дела.
  • Использование современных технологий делопроизводства и архивирования документов библиотеки.
  • Обеспечение сохранности и контроля за использованием в хозяйственной деятельности правоустанавливающих документов Библиотеки, печатей (гербовая печать Библиотеки, печать «Для документов»), штампов (штамп угловой с изображением герба, штамп с наименованием организации, штампы для регистрации поступающей корреспонденции, штамп «Для пакетов»).
  • Оформление командировок работников Библиотеки в пределах Республики Беларусь и за рубеж.
  • Подготовка приказов, распоряжений, отчетов, справок, и другой информации, входящей в компетенцию общего отдела по поручению директора.
  • Согласование (визирование) документов, входящих в номенклатуру дел общего отдела и подписываемых (утверждаемых) директором Библиотеки.
  • Осуществление приема и передачи документов посредством ведомственной электронной почты Министерства культуры Республики Беларусь.
  • Осуществление приема документов и поручений, отправка сведений об исполнителях и отчетов об исполнении поручений посредством Единой информационной системы контроля за выполнением поручений Главы государства (ЕИС КВП).

Структура и штат

Начальник отдела: Поль Инесса Михайловна
Тел.: (8 017) 0 266 37 09; (8 017) 293 25 30; (внутр. 75 30)
E-mail: pol@nlb.by
Пом. 127

Секретарь-референт приемной директора:
ведущий методист Есипович Тамара Фёдоровна
Тел.: (8 017) 293 25 00 (внутр. 75 00)
Факс: (8 017) 266 37 06
Е-mail: inbox@nlb.by

Специалисты отдела:
Тел.: (8 017) 293 25 29, 293 25 89 (внутр. 75 29; 75 89)
Пом. 127

Архив:

Ведущий архивист:
Тел.: (8 017) 293 28 31 (внутр. 78 31)
Пом.115

Информационные ресурсы

Наполнение системы электронного документооборота «Рекорд».