ГлавнаяО библиотекеПолитика в отношении обработки персональных данных

Политика в отношении обработки персональных данных

государственного учреждения «Национальная библиотека Беларуси»
31.12.2021
г. Минск

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Политика в отношении обработки перcональных данных (далее – Политика) в государственном учреждении «Национальная библиотека Беларуси» (далее – Оператор) определяет основные принципы, цели, условия и способы обработки персональных данных, перечни субъектов и обрабатываемых персональных данных, функции работников при обработке персональных данных, права субъектов персональных данных, а также реализуемые Оператором требования к защите персональных данных.

1.2. Политика разработана с учетом требований Конституции Республики Беларусь, Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон № 99-З) и иных нормативных правовых актов Республики Беларусь в области защиты персональных данных.

1.3. Положения Политики служат основой для разработки локальных правовых актов, регламентирующих вопросы обработки и защиты персональных данных работников Оператора и других субъектов персональных данных.

1.4. Действие Политики распространяется на обработку персональных данных (категории субъектов):

пользователей Оператора, в том числе пользователей интернет-портала Национальной библиотеки Беларуси nlb.by;

авторов произведений или иных физических лиц, персональные данные которых используются при формировании информационных ресурсов Оператора;

работников Оператора либо лиц, претендующих на трудоустройство;

лиц, при заключении гражданско-правовых договоров.

1.5. Для целей данной Политики термины «обработка персональных данных», «персональные данные», «оператор», «субъект персональных данных», «уполномоченное лицо» и др. применяются в значениях, определенных в Законе № 99-З.

1.6. При организации процессов обработки персональных данных Оператор исходит из необходимости участия всех работников в рамках их должностных обязанностей в сохранности персональных данных и прозрачности при их обработке.

ГЛАВА 2
ПРИНЦИПЫ И ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

2.1. Оператор осуществляет обработку персональных данных своих работников и других субъектов персональных данных, не состоящих с Оператором в трудовых отношениях.

2.2. Обработка персональных данных осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод субъектов персональных данных, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на основе следующих принципов:

обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе;

обработка персональных данных осуществляется соразмерно заявленным целям их обработки и обеспечивает на всех этапах такой обработки справедливое соотношение интересов всех заинтересованных лиц;

обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами;

обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее заявленных законных целей. Не допускается обработка персональных данных, не совместимая с первоначально заявленными целями их обработки;

содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям их обработки. Обрабатываемые персональные данные не являются избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;

обработка персональных данных носит прозрачный характер. Субъекту персональных данных предоставляется соответствующая информация, касающаяся обработки его персональных данных;

Оператор принимает меры по обеспечению достоверности обрабатываемых им персональных данных, при необходимости обновляет их;

хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных.

2.3. Персональные данные обрабатываются Оператором в целях:

осуществления функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством Республики Беларусь, в том числе по предоставлению персональных данных в органы государственной власти, в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, а также в иные госорганы;

ведения кадровой работы и организации учета работников Оператора и кандидатов на трудоустройство;

архивного хранения документов;

регулирования трудовых отношений с работниками Оператора (содействие в трудоустройстве, оформление документов при трудоустройстве (личное дело и др.), обучение и продвижение по службе, формирование резерва кадров, обеспечение личной безопасности, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества, направление на медицинский осмотр и др.);

ведение в пределах компетенции воинского учета;

ведения бухгалтерского и налогового учета, расчет и выплата заработной платы (премий и др.), расчет и выплата предусмотренных законодательством возмещений по понесенным расходам, компенсаций, обязательного социального страхования, налоговых вычетов и материальной помощи;

направление в командировки и иные служебные поездки;

ведения видеонаблюдение для обеспечения защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъектов персональных данных;

обеспечение охраны труда, расследования несчастных случаев на производстве, пожарной безопасности и защиты от чрезвычайных ситуаций;

заключения, исполнения и расторжения договоров с контрагентами;

обеспечения пропускного и внутриобъектового режимов;

регистрации в качестве пользователя Оператора и выдачи читальского билета (временного билета читателя), пропусков;

идентификации зарегистрированного пользователя на интернет-портале Национальной библиотеки Беларуси nlb.by и иных интернет ресурсах Оператора;

формирования справочных материалов для внутреннего информационного обеспечения деятельности Оператора;

создания, радактирования, сопровождения и распространения информационных ресурсов (баз данных), содержащих информацию о субъектах персональных данных;

создания, редактирования и распространения информационной продукции, содержащей персональные данные субъектов;

организация и проведение научно-исследовательских работ;

редакционно-издательская деятельность;

обеспечение сохранности библиотечных фондов;

идентификации и авторизации пользователей в лицензионных информационных ресурсах, приобретаемых Оператором для предоставления удаленного доступа к ним;

исполнения судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Республики Беларусь об исполнительном производстве;

осуществления административных процедур (выдача справок о заработной плате, о месте работы и другие);

рассмотрения обращений граждан и работников;

оказания услуг Оператором (проведения экскурсий, информационные услуги и другие);

выпуск доверенностей и иных уполномочивающих документов при представления интересов Оператора в государственных органах и иных организациях;

проведения и организации мероприятий, обеспечения участия в них субъектов персональных данных (конференции, семинары, выставки и др.);

осуществления фото- и видеосъемки в помещениях Оператора с последующим использованием информации для размещения в социальных сетях, на интернет-портале Национальной библиотеки Беларуси nlb.by, в рекламно-информационных изданиях;

обработка персональных данных в рамках работы комиссий Оператора (по жилищным вопросам, по оздоровлению и санаторно-куротному лучению, по назначению пособий и др.)

сбора информации для проведения исследований через формы обратной связи, проведения опросов, интервью, тестирований, содержащих информацию о субъектах персональных данных;

информирования на интернет-портале Национальной библиотеки Беларуси nlb.by о работе Оператора;

в иных законных целях.

2.4. Правовыми основаниями при обработке персональных данных являются:

Трудовой кодекс Республики Беларусь и иные акты законодательства, регулирующие трудовые и связанные с ними отношения;

законодательство о налогах и бухгалтерском учете;

Гражданский кодекс Республики Беларусь и иные акты законодательства, регулирующие вопросы заключения, исполнени и прекращения гражданско-правовых договоров;

локальные правовые акты, регулирующие вопросы формирования информационных ресурсов и обслуживания пользователей;

иные нормативные правовые акты, относящиеся к деятельности Оператора.

ГЛАВА 3
ПЕРЕЧЕНЬ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ОПЕРАТОРОМ

3.1. Содержание и объем персональных данных каждой категории субъектов определяется необходимостью достижения конкретных целей их обработки, а также необходимостью Оператора реализовать свои права и обязанности, а также права и обязанности соответствующего субъекта.

3.2. Перечень персональных данных, обрабатываемых Оператором, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь, локальными актами, достижения поставленных целей и включает в себя:

идентификационный номер;

фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется);

пол;

число, месяц, год рождения;

место рождения;

цифровой фотопортрет;

данные о гражданстве (подданстве);

данные о регистрации по месту жительства и (или) месту пребывания;

о семейном положении, супруге, ребенке (детях) физлица;

данные об образовании, ученой степени, ученом звании;

данные медицинского характера;

номер и серия страхового свидетельства государственного социального страхования;

телефон мобильный, домашний;

место учебы (факультет, курс, форма обучения);

место работы, должность;

e-mail;

другие.

3.3. Перечень персональных данных, необходимых для обработки в каждом конкретном случае и для определенных целей, будет указываться субъекту персональных данных в уведомлении (Приложение №1), вручаемом Оператором до получения согласия на обработку персональных данных.

3.4. Персональными данными является не только информация, прямо идентифицирующая или позволяющая идентифицировать физическое лицо, но и та информация, которая в совокупности с другой имеющейся или доступной информацией с разумной вероятностью может быть использована для идентификации физического лица (e-mail, cookie, IP-адрес и проч.).

3.5. Оператор не осуществляет обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой принадлежности, состояния здоровья, если иное не установлено законодательством.

ГЛАВА 4
ПЕРЕЧЕНЬ СУБЪЕКТОВ, ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ КОТОРЫХ ОБРАБАТЫВАЮТСЯ ОПЕРАТОРОМ

4.1. К субъектам персональных данных относятся:

работники Оператора, кандидаты на трудоустройство, а также их близкие родственники и свойственники;

пользователи Оператора, в том числе пользователи интернет-портала Национальной библиотеки Беларуси nlb.by, информационных ресурсов Оператора, лицензионных информационных ресурсов, приобретаемых Оператором;

авторы произведений или иные физические лица, персональные данные которых используются при формировании информационных ресурсов Оператора;

физические лица при посещении Оператора;

физические лица, с которыми Оператор заключил (намерен заключить) договоры гражданско-правового характера;

физические лица, персональные данные которых сделаны ими общедоступными, а их обработка не нарушает их прав и законных интересов и соответствует требованиям, установленным законодательством о персональных данных;

иные физические лица, выразившие согласие на обработку Оператором их персональных данных, или физические лица, обработка персональных данных которых необходима Оператору для достижения целей, предусмотренных законодательством (для обеспечения реализации целей обработки, указанных в гл. 2 Политики).

ГЛАВА 5
ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ОПЕРАТОРОМ

5.1. Процесс обработки персональных данных строится на основных принципах и методах построения организационных, технологических и процедурных аспектов достижения требуемого уровня безопасности информации, персональных данных в автоматизированных системах Библотеки.

5.2. Обработка персональных данных Оператором осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь.

До получения согласия субъекта персональных данных ему будет представлена информация в письменной либо электронной форме (путем проставления соответствующей отметки на интернет-ресурсе) о том кому, для каких целей предоставляются персональные данные и какие персональные данные подлежат обработке (образец уведомления приложение №1), а также субъекту персональных данных будут разъяснены его права, связанные с обработкой персональных данных, механизм реализации таких прав, последствия дачи согласия или отказа в даче согласия (образец уведомления приложение №2).

Согласие субъекта персональных данных может быть получено в письменной форме путем подписания отдельного документа (образец согласия Приложение № 3), в виде электронного документа или в иной электронной форме (путем проставления соответствующей отметки на интернет-ресурсе), а также другим способом, позволяющим установить факт получения согласия субъекта персональных данных.

В случае необходимости изменения первоначально заявленных целей обработки персональных данных Оператор обязан получить согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных в соответствии с измененными целями обработки персональных данных при отсутствии иных оснований для такой обработки.

5.3. Оператора без согласия субъекта персональных данных не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь.

5.4. Обработку персональных данных осуществляют работники Оператора, в должностные обязанности которых входят выполнение обязанностей по направлению деятельности.

5.5. Обработка персональных данных, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление Оператором осуществляется следующими способами:

с использованием средств автоматизации;

без использования средств автоматизации (на бумажном носителе).

5.6. Оператор в отдельных случаях может поручить обработку персональных данных уполномоченному лицу на основании заключаемого договора. Конретное уполномоченное лицо определяется ежегодно путем проведения процедуры государственной закупки и будет доводиться до сведения субъекта персональных данных дополнительно.

Кроме того, в рамках заключенных договоров с уполномоченными лицами и в иных случаях может осуществляться трансграничная передача персональных данных на территорию иностранных государств, в которых обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных.

Трансграничная передача персональных данных запрещается, если на территории иностранного государства не обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных, за исключением случаев установленных ст.9 Закона №99-З.

5.7. Уполномоченные лица в соответствии с договором осуществляют обработку персональных данных в отношении сопровождения программного обеспечения:

«Автоматизированная библиотечная информационная система Национальной библиотеки Беларуси»;

«Автоматизированная система управления библиотечными сервисами», (включающая корпоративный информационный портал Национальной библиотеки Беларуси, web-версию Электронного каталога и систему удаленного заказа, «Электронный архив национальной периодики», Виртуальную справочную службу «Спроси библиотекаря», «Виртуальный центр правовой информации», систему электронной доставки документов, «виртуальный читальный зал» и др.);

Автоматизированная информационная система по ведению Государственного реестра книжных памятников Республики Беларусь;

Система контроля и управления доступом;

Автоматизированная информационная система (компьютерная программа) «Бухгалтерия» для бюджетных организаций 1С v7.7 в рамках информационной базы «Бухгалтерия»;

Автоматизированная информационная система «Зарплата и управление персоналом для бюджетных организаций Беларуси» на платформе «1С: Предприятие 8.3»;

Программное обеспечение информационной системы LSFusion для автоматизации бизнес-процессов учета и ведения платных услуг и розничной торговли автоматизированной системы управления библиотечной деятельностью;

Онлайн-энциклопедия «Беларусь в лицах и событиях»;

«Сводный электронный каталог библиотек Беларуси»;

База данных «Ученые Беларуси»;

Электронный информационный ресурс «Национальная библиография Беларуси»;

«Электронная библиотека диссертаций и авторефератов диссертаций Национальной библиотеки Беларуси»;

web-сайт «Беларусь в информационном пространстве»;

и другие;

также лицензионные информационные ресурсы.

5.8. Источником информации о персональных данных является непосредственно субъект персональных данных, а также информация, полученная из открытых источников. Оператор вправе получать персональные данные субъекта персональных данных от третьих лиц только при уведомлении об этом субъекта либо при наличии письменного согласия субъекта на получение его персональных данных от третьих лиц.

5.9. При хранении персональных данных Оператором соблюдаются условия, обеспечивающие сохранность персональных данных.

5.10. Документы, включающие в себя персональные данные, содержащиеся на бумажных носителях, за исключением документов, относящихся к библиотечным фондам, находятся в специально отведенных для этого местах с ограниченным доступом в условиях, которые обеспечивают их защиту от несанкционированного доступа. Перечень мест хранения документов определяется Оператором исходя из направления деятельности структурного подразделения.

5.11. Персональные данные, хранящиеся в электронном виде, защищаются от несанкционированного доступа с помощью специальных технических и программных средств защиты. Хранение персональных данных в электронном виде вне применяемых Оператором информационных систем и специально обозначенных Оператором баз данных (внесистемное хранение персональных данных) не допускается.

5.12. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных, но не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если иной срок не установлен законодательством Республики Беларусь или договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

5.13. Если иное не предусмотрено законодательством, обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки, в случае утраты необходимости в достижении этих целей или по истечении сроков их хранения.

5.14. Уничтожение или обезличивание персональных данных должно производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных. При этом в случае необходимости следует сохранять возможность обработки иных данных, зафиксированных на соответствующем материальном носителе (удаление, вымарывание).

5.15. При необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.

ГЛАВА 6
ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СУБЪЕКТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ И ОПЕРАТОРА

6.1. Субъект персональных данных имеет право:

на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в порядке, форме и сроки, установленные законодательством о персональных данных;

на получение информации о предоставлении своих персональных данных третьим лицам в соответствии с законодательством о персональных данных;

требовать прекращения обработки своих персональных данных при отсутствии оснований для обработки персональных данных;

требовать внесения изменений в свои персональные данные, если они являются неполными, устаревшими или неточными;

требовать удаления (обезличивания) своих персональных данных, их блокирования, если персональные данные являются незаконно полученными, не являются необходимыми для заявленной цели обработки или используются в целях, не заявленных ранее при предоставлении субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных, если это не противоречит законодательству;

принимать предусмотренные законодательством меры по защите своих прав;

отозвать свое согласие на обработку персональных данных.

6.2. Субъект персональных данных для реализации свох прав подает Оператору заявление в порядке, предусмотренном в уведомлении (Приложение №2).

6.3. Оператор имеет право:

обрабатывать персональные данные субъекта персональных данных в соответствии с заявленной целью;

требовать от субъекта персональных данных предоставления достоверных персональных данных, необходимых для исполнения договора, идентификации субъекта персональных данных, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством о персональных данных;

обрабатывать общедоступные персональные данные физических лиц;

осуществлять обработку персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с законодательством;

поручить обработку персональных данных уполномоченному лицу при условии обеспечения эффективных средств защиты у третьего лица.

6.4. Оператор обязан:

разъяснять субъекту персональных данных его права, связанные с обработкой персональных данных;

получать согласие субъекта персональных данных, за исключением случаев, определенных Законом № 99-З и иными законодательными актами;

предоставлять субъекту персональных данных информацию о его персональных данных, а также о предоставлении его персональных данных третьим лицам, за исключением случаев, определенных Законом № 99-З и иными законодательными актами;

вносить изменения в персональные данные, которые являются неполными, устаревшими или неточными, за исключением случаев, определенных Законом № 99-З и иными законодательными актами;

прекращать обработку персональных данных, а также осуществлять их удаление или блокирование (обеспечивать прекращение обработки персональных данных, а также их удаление или блокирование уполномоченным лицом) при отсутствии оснований для обработки персональных данных;

осуществлять изменение, блокирование или удаление недостоверных или полученных незаконным путем персональных данных субъекта персональных данных по требованию уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных;

принимать правовые, организационные и технические меры по обеспечению защиты персональных данных от несанкционированного или случайного доступа к ним, изменения, блокирования, копирования, распространения, предоставления, удаления персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;

выполнять иные обязанности, предусмотренные законодательством.

ГЛАВА 7
МЕРЫ, ПРИНИМАЕМЫЕ ОПЕРАТОРОМ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАННОСТЕЙ
ПРИ ОБРАБОТКЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

7.1. Для осуществления внутреннего контроля за обработкой персональных данных, назначается ответственное лицо (лицо, на которое возложено выполнение его функций).

Лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных, осуществляет следующие функции:

контроль деятельности структурных подразделений Оператора по вопросам соблюдения требований к обработке и защите персональных данных;

координацию деятельности структурных подразделений Оператора по вопросам обработки и защиты персональных данных;

организацию разработки локальных правовых актов, регламентирующих вопросы в отношении обработки персональных данных.

7.2. Оператор обеспечивает применение мер защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, удаления, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

7.3. Оператор при обработке персональных данных обеспечивает их защиту и осуществляет следующие мероприятия:

издание документов, определяющих политику Оператора в отношении обработки персональных данных;

ознакомление работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства о персональных данных, проведение обучения;

установление порядка доступа к персональным данным, в том числе обрабатываемым в информационном ресурсе (системе);

осуществление технической и криптографической защиты персональных данных в порядке, установленном Оперативно-аналитическим центром при Президенте Республики Беларусь, в соответствии с классификацией информационных ресурсов (систем), содержащих персональные данные;

неограниченный доступ, в том числе с использованием глобальной компьютерной сети Интернет, к документам, определяющим политику Оператора в отношении обработки персональных данных, до начала такой обработки;

прекращение обработки персональных данных при отсутствии оснований для их обработки;

незамедлительное уведомление уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных о нарушениях систем защиты персональных данных;

ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее заявленных законных целей;

осуществление хранения персональных данных в форме, позволяющей идентифицировать субъектов персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных.

ГЛАВА 8
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

8.1. Лица, виновные в нарушении Закона № 99-З, несут ответственность, предусмотренную законодательными актами.

8.2. Работники и иные лица, виновные в нарушении настоящей Политики, а также законодательства Республики Беларусь в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом Республики Беларусь, а также могут быть привлечены к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном законодательства Республики Беларусь.

ДОКУМЕНТЫ

Политика в отношении обработки персональных данных

Приложение № 1 к Политике в отношении обработки персональных данных
УВЕДОМЛЕНИЕ O предоставлении информации

Приложение № 2 к Политике в отношении обработки персональных данных
УВЕДОМЛЕНИЕ О предоставлении информации о правах субъекта персональных данных, связанных с обработкой персональных данных

Приложение № 3 к Политике в отношении обработки персональных данных
Согласие на обработку персональных данных

Библиотекарям