Методические рекомендации по оптимизации фондов публичных библиотек

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Методические рекомендации по оптимизации фондов публичных библиотек (далее – Рекомендации) определяют порядок комплектования, учета, исключения, проверки, размещения и обеспечения сохранности фондов публичных библиотек, контрольные показатели состояния библиотечных фондов, основные аспекты анализа их использования.

2. Рекомендации разработаны в целях оптимизации фондов публичных библиотек путем совершенствования формирования документных фондов библиотек, обеспечения их сохранности, изучения востребованности и степени использования.

3. Процесс оптимизации библиотечного фонда включает создание, постоянное обновление, развитие и поддержание фонда в работоспособном состоянии, главным критерием которого является его востребованность пользователями.

4. Процесс оптимизации библиотечного фонда является постоянным. Основными нормативными правовыми документами, регламентирующими эту деятельность библиотек являются:

Кодекс Республики Беларусь о культуре;
Закон Республики Беларусь «Об авторском праве и смежных правах»;
Положение об обязательном бесплатном экземпляре документов;
Инструкция о порядке организации библиотечных фондов и исключения из них документов;
Профиль комплектования конкретной библиотеки.

5. В Рекомендациях применяются следующие термины и определения:

втоматизированный режим работы – технология работы, основанная на использовании компьютерной техники и программных средств;

база данных – набор данных (информации, документов, изображений, звуков), хранящихся в электронной форме с общим пользовательским интерфейсом и программными средствами для поиска и манипуляции данными;

библиотечный фонд – упорядоченная совокупность документов, которые постоянно хранятся в библиотеке и предназначены для общественного использования;

документ – носитель информации, в том числе электронный, на котором информация содержится в виде текста, звукозаписи или изображения и который предназначен для передачи информации во времени и пространстве;

единица учета библиотечного фонда (далее – единица учета) – унифицированная единица исчисления и движения библиотечного фонда;

инвентаризация документов библиотечного фонда – сверка каждой единицы документа в целях проверки сохранности библиотечного фонда;

индивидуальный учет – регистрация в учетной форме каждой единицы хранения в порядке ее поступления в библиотечный фонд или выбытие из него;

исключение документов из фонда – отбор, удаление из библиотечного фонда и снятие с учета документов, дальнейшее сохранение которых признано нецелесообразным;

книжные памятники – рукописные книги, печатные издания, которым придан статус историко-культурной ценности или являющиеся редкими или ценными документами и имеющие отличительные исторические, научные, художественные или другие достоинства;

комплект – совокупность однотипных документов, объединенных по определенной примете (приметам) обложкой, футляром, папкой и др.;

комплектование библиотечных фондов – совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, создания, получения документов, соответствующих задачам библиотеки и профилю комплектования ее фондов;

локальные электронные информационные ресурсы – электронные информационные ресурсы, находящиеся на собственных или арендуемых технических средствах библиотеки;

маркировка документов библиотечного фонда – проставление на документе отметок, идентифицирующих его как объект хранения (инвентарный номер, штамп библиотеки, штрихкод и другие);

название документа – каждое новое или повторное наименование документа, отличающееся от остальных заголовком, выходными данными или другими элементами оформления;

организация библиотечных фондов – совокупность процессов приема, учета, обработки, размещения и сохранения документов;

проверка документов библиотечного фонда – сверка документов отдельных фондов (их частей), коллекций с целью подтверждения их наличия и установления их соответствия учетным документам;

размещение библиотечного фонда – распределение документов в библиотечном фонде;

регистрация документов – запись документов, предназначенных для хранения и использования, в инвентарную книгу или другую учетную форму;

ручной режим работы – технология работы без применения компьютерной техники;

содержательная единица (единица контента) электронного информационного ресурса – основная информационная единица (библиографическая, фактографическая и другая запись, полнотекстовый документ), к которой получает доступ пользователь;

сохранность библиотечного фонда – комплекс мероприятий по обеспечению оптимальных условий для хранения и использования библиотечного фонда;

суммарный учет – регистрация в учетной форме партий всех видов документов с целью фиксации достоверных сведений о библиотечном фонде (объеме, составе и всех изменениях, которые в нем происходят);

удаленные электронные информационные ресурсы – электронные информационные ресурсы, которые размещены на удаленных технических средствах и предоставляются из внешних источников во временное пользование на условиях заключенного договора с производителем или поставщиком информации, а также интернет-ресурсы с неограниченным (открытым) доступом, не требующим оплаты, и которые отбираются и аннотируются библиотекой;

учет библиотечного фонда – комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о составе, объеме и движении фонда;

экземпляр – каждая отдельная единица документа, которая включается в фонд или выбывает из него;

электронный документ – документ, на котором помещена информация, предназначенная для восприятия с помощью соответствующих технических и программных средств;

электронный документ на съемном носителе – документ, записанный на отдельный материальный объект, не являющийся неотъемлемой частью конфигурации компьютера;

электронный информационный ресурс (ЭИР) – совокупность данных (информации) в памяти компьютера или на съемном носителе информации, который предназначен для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств. Электронные информационные ресурсы включают удаленные электронные информационные ресурсы и локальные электронные информационные ресурсы.

ГЛАВА 2
КОМПЛЕКТОВАНИЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА

6. Фонд публичной библиотеки представляет систему отдельных фондов, дифференцирующихся по функциональному назначению на пользовательские и технологические фонды.

6.1. Пользовательские фонды предназначены непосредственно для обслуживания пользователей и дифференцируются:

по целевому назначению: на основные и подсобные;
по формам библиотечного обслуживания: на фонды абонемента и фонды читальных залов;
по составу: на универсальные и специализированные.

6.2. Технологические фонды предназначены для поддержания функционирования пользовательских фондов и не включены непосредственно в систему библиотечно-информационного обслуживания: обменный, резервный, страховой фонд.

7. Фонд публичной библиотеки должен быть универсальным
и включать разнообразные по форме и содержанию информационные ресурсы:

по периодичности: непериодические и периодические издания;        
по целевому назначению: литературно-художественные, досуговые, справочные, научно-популярные, нормативные и другие;
по форме предоставления информации: бумажные, аудио-, видеодокументы, электронные (электронные информационные ресурсы собственной генерации, приобретаемые электронные информационные ресурсы, интернет ресурсы открытого доступа, отбираемые и аннотируемые библиотекой) и другие;
по возрастным характеристикам пользователей: для детей, юношества, взрослых;
по психофизиологическим особенностям пользователей: для обслуживания всех групп пользователей вне зависимости от психофизиологического развития и информационные ресурсы для обслуживания людей с ограниченными физическими возможностями (незрячих, слабовидящих и др.).

8. Основными характеристиками фонда публичной библиотеки является соответствие потребностям и спросу всех групп реальных и потенциальных пользователей, их постоянная обновляемость.

9. Информация об основных направлениях комплектования библиотечного фонда, целях и задачах его формирования, критериях отбора документов и принципах их распределения по фондам библиотеки отражается в профиле комплектования конкретной библиотеки.

10. Профиль комплектования представляет собой документ, содержащий тематико-типологический план комплектования, регламентирующий основные направления и особенности комплектования библиотеки, и определяющий тематику, виды, язык, назначение экземплярность документов, включаемых в фонд.

11. Профиль комплектования утверждается директором библиотеки.

12. Профиль комплектования пересматривается по мере изменения задач библиотеки, объема и структуры финансирования и иных существенных изменениях, касающихся библиотеки.

13. Пополнение и обновление фонда осуществляется с помощью комплектования.

14. Комплектование библиотечного фонда может осуществляться путем:

получения обязательных бесплатных экземпляров документов (в соответствии с Постановлением Совета министров Республики Беларусь от 3 сентября 2008 г. № 1284 «Об обязательном бесплатном экземпляре документов»);

приобретения документов и подписки на периодические издания;

документообмена между библиотеками, юридическими лицами, гражданами, включая индивидуальных предпринимателей;

получения, создания копий документов в электронном виде (в соответствии с Законом Республики Беларусь от 17.05.2011 г. № 262-З «Об авторском праве и смежных правах);

получения документов в качестве безвозмездной (спонсорской) помощи, пожертвований и иными путями.

15. Расчет объема финансовых ресурсов необходимых для комплектования библиотечного фонда может осуществляться несколькими способами.

15.1. Установление нормативной доли финансовых средств, выделяемых на комплектование.

Согласно Поручению Главы государства от 17 октября 2016 г. доля бюджетных средств, выделяемых на комплектование из общего объема финансирования, не должна быть ниже 12 %.

При расчете объема финансирования должны учитываться средства, направленные на покупку документов, подписку на периодические издания, а также на приобретение электронных информационных ресурсов или прав доступа к ним с целью организации библиотечно-информационного обслуживания.

Доля средств, направляемых на подписку периодических изданий не должна превышать 50 % от средств, выделяемых на комплектование.

При расчете доли средств, выделяемых на комплектование, из суммы бюджетного финансирования на содержание библиотек исключаются средства, выделяемые на такие статьи, как «Капитальные вложения и основные фонды», «Оплата текущего ремонта зданий и помещений», «Оплата транспортных услуг», «Командировки и служебные разъезды».

15.2. Расчет финансирования комплектования исходя из международных нормативов приобретения новых изданий на одного жителя зоны обслуживания библиотеки. Согласно нормативам Международной федерации библиотечных ассоциаций и учреждений (ИФЛА) данный показатель не должен быть ниже 200–250 книг на 1000 населения или 0,2–0,25 на одного человека:

Объем финансирования = 0,2 * Ц * Н,
где Ц – средняя стоимость одного документа;
Н – число жителей, проживающих в зоне обслуживания библиотеки.

ГЛАВА 3
ОРГАНИЗАЦИЯ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА И ЕГО УЧЕТ

16. Организация библиотечного фонда включает совокупность процессов приема, обработки, учета, размещения и сохранения документов библиотечного фонда.

17. Процесс приема документов библиотечного фонда включает сверку реквизитов полученных документов с записями в сопроводительных документах (накладная, акт, и другие); составление актов в случае выявления расхождений в данных сопроводительных документов, присланных документов без заказа библиотеки или дефектных экземпляров; составление актов в случае поступления в библиотеку документов без сопроводительных документов (обязательный бесплатный экземпляр, документы, полученные в дар, по подписке, взамен утраченных и другие).

18. Документы, поступившие в библиотечные фонды, маркируются. При этом проставляются инвентарный номер, штамп, штрихкод и другие отметки библиотеки.

19. Удаленные и локальные электронные информационные ресурсы подлежат техническому контролю (определению их физического и технического состояния) и тестированию.

20. После сверки полученной партии с сопроводительным документом, подсчета количества экземпляров и фиксирования цены осуществляется учет документов (индивидуальный и суммарный) в целях обеспечения сохранности библиотечных фондов.

21. Учет библиотечного фонда включает регистрацию, инвентаризацию, оценку стоимости документов, составляющих библиотечный фонд, подведение итогов движения библиотечного фонда и проверку библиотечного фонда.

22. Формами индивидуального учета являются: инвентарная книга (печатная и (или) электронная); регистрационная картотека (база данных) для периодических изданий; учетный каталог (при ручном режиме работы).

23. Инвентарная книга представляет собой точную опись всех документов, поступивших в библиотеку. Записи в ней располагаются в хронологическом порядке поступлений и включают дату регистрации, инвентарный номер, ФИО автора, название, место и год издания, цену.

Инвентарная книга, как в печатной форме, так и в электронной ведется отдельно на каждый вид библиотечных документов.

24. Индивидуальный учет осуществляется централизованно отделом комплектования; электронная инвентарная книга является единой для всего библиотечного фонда.

25. Формами суммарного учета библиотечных фондов являются: книга суммарного учета (при ручном режиме работы); ведомость суммарного учета (при автоматизированном режиме работы).

26. Суммарные сведения о библиотечных фондах фиксируются в учетной форме в трех частях: поступление в фонд (часть первая), выбытие из фонда (часть вторая), результаты движения фонда (часть третья).

27. В сетях публичных библиотек города (района) книги суммарного учета библиотечного фонда ведутся отделом комплектования на всю сеть, а также отдельно на фонды центральной библиотеки и библиотек-филиалов.

28. Ведомость суммарного учета библиотечного фонда за определенный период ведется на единый библиотечный фонд для сети библиотек. Отдельно на библиотеки-филиалы ведомости суммарного учета библиотечных фондов не ведутся.

29. Основными единицами учета библиотечного фонда являются экземпляр, название, комплект, количество баз данных (коллекций).

Дополнительными единицами учета являются: подшивка; метрополка; единица памяти данных; содержательная единица (запись, полнотекстовый документ).

29.1. Основными единицами учета новых поступлений являются:

для книг, брошюр, журналов, нотных, изобразительных, картографических, нормативных производственно-практических изданий, неопубликованных документов, электронных документов на съемных носителях, аудиовизуальных документов, микроформ –экземпляр, название;

для газет – название, комплект, экземпляр;

для удаленных и локальных электронных информационных ресурсов – название, количество баз данных (коллекций).

29.2. Как отдельный экземпляр и отдельное название документов библиотечного фонда учитываются также:

каждый том (выпуск, часть, номер) многотомных изданий, в том числе нотных, изобразительных, картографических документов, а также типовые проекты и чертежи на один объект, которые выполнены в виде нумерованных выпусков (альбомов);

том издания, которое продолжается и состоит из отдельных номеров (выпусков), не сброшюрованных вместе;

издания, которые являются частью серии;

каждая единица печатных видов документов, имеющая самостоятельное название, личный ISBN, ISSN и входит в издательскую папку, в том числе изобразительные документы, объединенные общей издательской папкой (обложкой, манжеткой), стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, выпускаемых в издательской папке (обложке), что их объединяет;

каждая единица изданий, объединенных общим переплетом (конвалют);

сдвоенные номера журналов (выпуски), объединенные издательством;

отдельно изданы приложения к изданиям, имеющим самостоятельное значение (индивидуальный заголовок, личный ISBN, ISSN и другие);

отдельные разрозненные номера газет;

отдельные закладки книжные;

плакат, изданный на нескольких листах, объединенных общим заголовком;

комплект документов, которые объединены заголовком, независимо от количества составляющих единиц и видов включенных в комплект материалов;

карта, изданная на нескольких листах, требующих склеивания и объединенная общим заголовком;

описания к авторским удостоверениям и патентам, в том числе патентов, размещенных на электронных носителях, имеющих личное название, классификационный индекс и возможность использования с помощью отдельных программных продуктов.

29.3. Отдельно не учитываются следующие документы библиотечного фонда:

отдельно изданные приложения к изданиям, не имеющим самостоятельного значения (индивидуального заголовка, личного ISBN, ISSN и другие), которые учитываются как неотъемлемая часть издания под одним индивидуальным номером;

приложения к журналам, сброшюрованные с журналом, или печатаемые на его страницах;

пояснительные записки к изобразительным документам и указатели к картографическим изданиям.

29.4. Книги, журналы, базы данных, размещенные на съемных электронных носителях, учитываются как электронные документы на съемных носителях.

30. Как одно название учитывается локальный и удаленный электронный информационный ресурс, который пополняется и/или обновляется.

31. Учет удаленных электронных информационных ресурсов осуществляется путем подсчитывания количества поступивших названий баз данных (коллекций) в каждом электронном информационном ресурсе, размещенном на других серверах, доступ к которым приобретен библиотекой.

Учет удаленных электронных информационных ресурсов ведется в ведомости учета удаленных электронных информационных ресурсов, с указанием следующих сведений: дата записи, цена, название, реквизиты договора (соглашения) поставщиков производителей, количество баз данных, отметка о продолжении и аннуляции договора (соглашения).

32. Учет локальных электронных информационных ресурсов осуществляется путем подсчитывания количества поступивших названий баз данных (коллекций), содержательных единиц (записей, полнотекстовых документов).

Учет локальных электронных информационных ресурсов осуществляется путем ввода в базу данных (автоматизированную библиотечно-информационную систему), согласно принятой в библиотеке технологии, информации о локальных электронных информационных ресурсах.

33. Учет книжных памятников, архивных документов, которые временно или постоянно хранятся в библиотеке и относятся к Национальному архивному фонду Республики Беларусь, осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

ГЛАВА 4
ИСКЛЮЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ИЗ БИБЛИОТЕЧНЫХ ФОНДОВ

34. Необходимым условием для обеспечения качества фонда является своевременное исключение документов из фондов.

35. Исключению документов из библиотечных фондов подлежат следующие документы: непрофильные; устаревшие по содержанию; чрезмерно дублетные (повторные); дефектные; изношенные; утерянные пользователями; с истекшим сроком хранения (журналы, газеты); поврежденные в результате аварии или стихийного бедствия и другие документы.

36. По причине истечения срока хранения могут исключаться из фондов журналы, газеты, а также документы, которые не взяты на баланс.

Из фондов публичных библиотек исключаются:

комплекты республиканских и зарубежных газет после 3 лет хранения;
комплекты общественно-политических, литературно-художественных и иных журналов после 5 лет хранения.
Комплекты местных газет областные, городские и районные библиотеки хранят постоянно.

37. Ветхие, дефектные, устаревшие по содержанию документы, исключенные из библиотечного фонда, сдаются на переработку в пункты вторичного сырья.

38. Причинами для исключения электронных документов являются:

утрата данных в результате вирусной или хакерской атаки, утрата данных в результате бедствий стихийного или техногенного характера, утрата по другим причинам (например, при миграции данных, при конвертации и т.д.);

устаревание по содержанию, программному обеспечению, формату данных и т.д.;

дублетность в случае приобретения более качественного экземпляра;

непрофильность – (в расширенной трактовке) в случае снижения или отсутствия пользовательского спроса, истечения заранее определенного срока хранения;

другие причины.

39. Исключение документов из фондов оформляется актом об исключении документов, который составляется в двух экземплярах (для отдела комплектования и бухгалтерии) и утверждается руководителем библиотеки.

К каждому акту прилагается приложение, которое может представлять собой список документов, подлежащих исключению, титульные листы, книжные формуляры и другие.

40. Выбытие удаленных электронных информационных ресурсов отмечается в ведомости учета удаленных электронных информационных ресурсов в графе «Отметка об аннулировании договора (соглашения)».

41. Локальные электронные информационные ресурсы удаляются с сервера библиотеки по причинам, перечисленным в пункте 38.

42. Утвержденные акты об исключении документов из библиотечного фонда являются основанием для исключения документов из книги суммарного учета, инвентарной книги, каталогов и картотек или других форм (в зависимости от того, по какой технологии работает библиотека).

ГЛАВА 5
ПРОВЕРКА БИБЛИОТЕЧНЫХ ФОНДОВ

43. Проверка фондов направлена на установление фактического наличия библиотечных документов, совершенствование учета и организации фонда, выявление ошибок в организации фонда, в учетной документации, неточностей, допущенных при обработке документов, а также на повышение ответственности за сохранность библиотечных фондов.

44. Проверка библиотечного фондов начинается с приказа руководителя библиотеки с указанием причин проверки, сроков ее проведения, состава комиссии.

45. Проверка библиотечных фондов предусматривается в годовых и перспективных планах библиотек и их структурных подразделений.

46. Проверка библиотечных фондов проводится обязательно: при смене материально ответственного лица; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций; при реорганизации или ликвидации библиотеки; в других случаях по решению руководителя библиотеки или организации, структурным подразделением которой является библиотека.

47. Проверка электронных документов производится не реже одного раза в три года и предусматривает подтверждение наличия носителя или возможности доступа к нему, выявление технического состояния, сохранности информации.

48. По результатам проверки составляется акт о результатах сверки библиотечного фонда, к которому прилагается список документов, отсутствующих в фонде, и пояснительная записка руководителя библиотеки или структурного подразделения, фонд которого подлежал проверке.

49. Акт о результатах сверки библиотечного фонда утверждается руководителем библиотеки.

ГЛАВА 6
РАЗМЕЩЕНИЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА И ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЕГО СОХРАННОСТИ

50. Мероприятия по размещению и обеспечению сохранности фондов осуществляются в соответствии с международными и национальными стандартами: ГОСТ 13.0.002–84 «Репрография. Термины и определения»; ГОСТ 7.50–2002 «Консервация документов. Общие требования»; ISO 18923-2000 «Материалы регистрирующие. Магнитная лента на основе полиэфира. Правила хранения»; ISO 18925-2013 «Материалы регистрирующие. Носитель для оптических дисков. Правила хранения»; ГОСТ 7.65-92 «Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению»; ГОСТ 7.68 - 95 «Фоно- и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению»; Рекомендации по методическому сопровождению деятельности публичных библиотек, утвержденные Министерством культуры Республики Беларусь (2021 г.).

51. Размещение документов на полках (в шкафах) осуществляется с учетом их видовой принадлежности, формата, материальной конструкции.

52. Для хранения библиотечного фонда должны использоваться помещения, обеспечивающие необходимые температурно-влажностные, световой и биологический режимы, специальное оборудование.

53. Наиболее ценные документы и коллекции хранятся в сейфовых комнатах с поддержкой дополнительных мер безопасности.

54. Не допускается хранение документов в штабелях, складирование на полу, подоконниках и иных местах, не предназначенных для хранения.

55. Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов необходимо проветривать не менее чем один раз в неделю.

56. Освещение помещений книгохранилищ может быть естественным и искусственным. При естественном освещении не допускается попадание на библиотечные фонды прямых солнечных лучей. Стеллажи должны быть расположены перпендикулярно к окнам на расстоянии не менее 60 см.

57. При хранении книжных памятников обязательным условием является ограничение освещения. Окна в помещении, где хранятся книжные памятники, снабжаются светосодержащими приспособлениями (матовое стекло, шторы). Применение ламп дневного света как постоянного источника освещения не допускается.

58. Хранение книжных памятников, других наиболее ценных документов в процессе их использования обеспечивается созданием страхового фонда. Страховой фонд формируется путем микрофотокопирования, оцифровки или переноса документов на материальные носители информации и предназначен для их постоянного хранения.

59. Оптимальная температура хранения фонда +17-20 град. С, относительная влажность воздуха 55%, для микрофильмов – 30%. Температура определяется по сухому термометру психрометра, а влажность – по психрометрической таблице на основании разности температур сухого и влажного термометров.

60. Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов библиотечных фондов необходимо проветривать не менее чем один раз в неделю.

61. Одно из условий нормального режима хранения библиотечных фондов является охрана их от пыли и очистка от биологических вредителей. Эта работа должна проводиться регулярно, не менее 1 раз в год.

62. Для профилактики пересыхания и повреждения кожаных и пергаментных переплетов редких изданий рекомендуется один раз в 3-5 лет делать их смягчение.

63. В целях хранения фонда библиотеки должны систематически проводить мелкий ремонт изданий (вклеивание отдельных листов, устранение разрывов страниц, подклейка переплета и так далее). Сложную реставрацию изданий, имеющих историческую или научно-художественную ценность, должны осуществлять специалисты-реставраторы.

ГЛАВА 7
КОНТРОЛЬНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ СОСТОЯНИЯ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА

64. Контроль состояния библиотечного фонда осуществляется на основе количественных и качественных характеристик его состава, структуры и использования, которые определяются абсолютными и относительными показателями.

65. Абсолютные показатели – суммированные данные первичного учета за определенный период времени:

65.1. Объем фонда – общее количество документов в фонде библиотеки.

Объем фонда может определяться из расчета 2–3 экземпляра
на душу населения зоны обслуживания, но не менее 2000 экземпляров.

Средние показатели объема фонда могут корректироваться
в зависимости от потребностей населения, специфики библиотеки, близости других библиотек, финансовых возможностей и др.

При отсутствии в зоне обслуживания специализированной детской библиотеки доля детской литературы и документов на различных носителях для детей в возрасте до 15 лет в общем объеме фонда публичной библиотеки должно составлять не менее 30 %.

65.2. Количество новых поступлений – общее количество документов, включенных в фонд за отчетный период.

Согласно международной практике рекомендуемый норматив пополнения книжных фондов составляет не менее 200–250 экз. книг на 1000 населения в год (п.15.2).

65.3. Количество выбывших документов – общее количество исключенных из фонда по различным причинам документов за отчетный период.

Количество выбывающих за год документов не должно превышать количества новых поступлений в библиотечный фонд.

65.4. Количество выданных документов – общее количество выданных пользователям документов из фонда библиотеки за отчетный период.

66. Относительные показатели – отношение нескольких сравниваемых между собой показателей, выраженное в виде коэффициентов, процентов.

66.1. Книгообеспеченность (документообеспеченность) – средняя количество документов библиотечного фонда на одного пользователя библиотеки:

Книгообеспеченность = Ф : П,
где Ф – объем библиотечного фонда, экземпляров;
П – количество пользователей, человек.

Рекомендуемый норматив книгообеспеченности (документообеспеченности) составляет не менее 8-12 экземпляров документов на одного пользователя.

66.2. Обращаемость – величина, показывающая активность использования библиотечного фонда:

Обращаемость = В : Ф,
где В – количество выданных документов, экземпляров;
Ф – объем библиотечного фонда, экземпляров.

Рекомендуемый норматив обращаемости составляет не менее 2.

66.3. Читаемость – величина, характеризующая степень соответствия состава библиотечного фонда потребностям пользователей библиотеки:

Читаемость = В : П,
где В – количество выданных документов, экземпляров;
П – количество пользователей, человек.

Рекомендуемый норматив читаемости составляет не менее 18.

66.4. Обновляемость – величина, показывающая количественные изменения в библиотечной фонде за счет его актуализации (в %):

Обновляемость = Н : Ф * 100
где Н – количество новых поступлений, экземпляров;
Ф – объем библиотечного фонда, экземпляров.

Рекомендуемый норматив обновляемости фондов составляет не менее 5% от общего объема фонда в год.

66.5. Удельный вес выдачи конкретного вида документа или отрасли в общем количестве выданных документов (в %) – величина, показывающая востребованность конкретных видов документов или отраслей знаний:

Увв = Во : В *100
где Во – количество выданных документов конкретной отрасли, экземпляров;
В – общее количество выданных документов, экземпляров.

66.6. Удельный вес документов конкретной отрасли в общем объеме фонда (в %) – величина, показывающая долю конкретных видов документов или отраслей знаний в общем объеме фонда:

Уво = Фо : Ф *100
где Фо – количество документов конкретной отрасли, экземпляров;
Ф – объем библиотечного фонда, экземпляров.

66.7. Коэффициент соответствия – величина, показывающая соизмеримость долей отросли знаний в фонде и в книговыдаче:

Коэффициент соответствия = Увв : Уво
где Увв – удельный вес выдачи документов конкретной отрасли, %;
Уво – удельный вес документов конкретной отрасли в общем объеме фонда, %.

Значение данного показателя ≥ 0,8 характеризует активно используемые части фонда.
Значение данного показателя < 0,8 характеризует пассивно используемые части фонда.

67. Анализ и сопоставление нескольких показателей позволяет оценить эффективность использования библиотечного фонда:

67.1. Высокая обращаемость, читаемость и книгообеспеченность свидетельствует об эффективном использовании фонда.

67.2. Высокая обращаемость при низкой читаемости и книгообеспеченности свидетельствует об интенсивном использовании фонда, при этом демонстрирует необходимость увеличения его объема и разнообразия изданий.

67.3. Низкая обращаемость и читаемость при высокой книгообеспеченности свидетельствует о несоответствии фонда потребностям пользователей.

67.4. Низкая обращаемость, читаемость и книгообеспеченность свидетельствует о неэффективности фонда библиотеки.

ГЛАВА 8
Учет и анализ использования библиотечного фонда

68. Для наиболее оптимальной организации фондов публичных библиотек, максимально полно соответствующих потребностям конечных потребителей, необходим постоянный мониторинг их использования и оперативное внедрение его результатов в практическую деятельность по комплектованию и организации информационных ресурсов.

В целях репрезентативности мониторинга, отражения количественных и качественных показателей востребованности документов, целесообразно сочетание статистических методов анализа данных с опросными методами.

69. Основным статистическим показателем, отражающим использование библиотечного фонда, является книговыдача. Статистический анализ книговыдачи изданий является источником количественной информации в работе по изучению использования библиотечного фонда. Рассмотрение общей книговыдачи позволяет сделать заключение о востребованности фонда библиотеки в целом (Приложение А).

70. В целях осуществления более детального анализа, необходимо рассмотреть книговыдачу, дифференцированную по отраслям знаний, языку документа. Целесообразным является осуществление анализа по отдельным группам изданий (например, социально-значимая литература, литература, изданная в определенный период, на определенной территории и т.д.) или по отдельным авторам и наименованиям произведений (Приложение Б).

71. Анализ книговыдачи может осуществляться как с помощью использования автоматизированной информационной библиотечной системы, так и в ручном режиме.

72. При реализации этой деятельности в ручном режиме, в целях исключения проблемных ситуаций в процессе фиксирования данных, следует учитывать следующие правила:

72.1. В случае, если один и тот же пользователь брал одно и то же издание на абонементе и в читальном зале, и это было зафиксировано в его читательском формуляре, в графе «Количество книговыдач (за период)» фиксируются оба случая (т.е. две книговыдачи).

72.2. Выдача, не зарегистрированная в читательском формуляре, учету не подлежит. Таким образом, если пользователь имел на руках издание, но это не было зафиксировано, в таблице анализа книговыдач ничего не отражается.

72.3. Продление срока пользования выданными изданиями считается новой книговыдачей. Это фиксируется в таблице в качестве еще одной книговыдачи одного и того же издания.

72.4. Статистика книговыдач ведется за определенный период времени. В случаях, когда обращений к изданию за этот период не было, в графе «Количество книговыдач (за период)» ничего не ставится.

72.5. При осуществлении анализа книговыдач целесообразно использовать программу Microsoft Office Exсel. С помощью ее функциональных возможностей будет легче вести работу по статистическому учету и подсчетам.

73. Для получения информации о степени удовлетворенности пользователей количественным и качественным составом фонда, об их предпочтениях в части жанровой и тематической принадлежности литературы, видового и языкового состава изданий и других, является целесообразным использовать социологические методы, в частности, анкетный опрос.

74. Качественную сторону изучения спроса на издания, включенные в фонды библиотек, составляют предпочтения людей, их склонности, мотивы, интересы, субъективные оценки и мнения. Все вышеперечисленные характеристики различаются в зависимости от возраста респондента – участника опроса. Возрастная дифференциация является основой разделения всей совокупности опрашиваемых на три группы:

дети младшего школьного возраста (7–10 лет),
дети среднего школьного возраста (11–15 лет),
взрослые (старше 15 лет).

В качестве экспертов в работе по изучению востребованности фонда выступают также библиотекари.

75. Для опроса респондентов всех вышеперечисленных групп используются специально разработанные анкеты. Анкета представляет собой документ, содержащий совокупность вопросов, сформулированных и связанных между собой по определенным правилам соответственно цели и задачам исследования.

76. При проведении анкетного опроса респондент заполняет анкету самостоятельно. Анкетер – человек, проводящий анкетный опрос, проходит перед его проведением специальный инструктаж, где уточняется задание по организации и процедуре опроса, обсуждаются нюансы работы с анкетой и отбора респондентов, сроки выполнения работ и сдачи анкет.

77. От правильно организованной работы анкетера во многом зависит качество получаемой в ходе опроса информации.

Задачи анкетера: провести опрос, обеспечив при этом условия работы, гарантирующие получение надежной информации; продумать в каком месте будет проведен опрос; обеспечить условия для спокойной, самостоятельной работы по заполнению анкеты.

Каждый анкетер должен: обладать организаторскими способностями (быть общительным, коммуникабельным) и личными качествами, способствующими побудить респондента к сотрудничеству; хорошо знать инструментарий; ориентироваться в исследуемой проблеме; уметь грамотно проинструктировать респондентов по технике заполнения анкеты и ее возврату; осознавать личную ответственность по исполнению возложенных на него обязанностей.

78. Для руководства ходом анкетного опроса следует учитывать нижеследующие типичные ситуации.

78.1. Респонденты удивляются, почему для опроса выбраны именно они, а не их родственники, соседи, сослуживцы и т. д. В данном случае анкетер должен объяснить принципы выбора, подчеркивая при этом его случайность.

78.2. Респонденты интересуются, что думает анкетер потому или иному поводу, как бы он ответил на какой-либо вопрос. В данном случае, он должен ответить, что не имеет права высказывать свою точку зрения, поскольку она может оказать влияние на ответ респондента, он может только пояснить смысл того или иного вопроса. Нельзя допускать дискуссий по теме исследования, навязывания своей точки зрения опрашиваемым лицам и склонения их к какому-либо мнению, а также комментирования полученных ответов на вопросы анкеты.

78.3. Категорически запрещается торопить медлительных респондентов с ответами на вопросы, а также заставлять принимать участие в опросе, если респондент отказывается.

78.4. После завершения опроса необходимо проверить правильность заполнения анкеты. Если какие-то вопросы анкеты оказались пропущенными, следует указать на это респонденту и попросить ответить на них, выразив готовность при необходимости разъяснить опрашиваемому их смысл.

В случае, когда респондент продолжает отказываться отвечать, не следует настаивать на этом, необходимо поблагодарить респондента за то, что на другие вопросы он все-таки ответил и принять анкету.

Если анкета заполнена менее чем на 70 %, то она выбраковывается, ее результаты не являются репрезентативными, что требует проведения дополнительного опроса (п. 85.1).

79. Анкетный опрос пользователей библиотек осуществляется в стенах библиотеки. Анкетером здесь выступает библиотекарь.

80. Достаточно часто социологические исследования носят выборочный характер. В статистике полную совокупность объектов, имеющих отношение к изучаемой проблеме, называют генеральной, а способность выборки (выборочной совокупности) отражать характеристики генеральной совокупности – репрезентативностью выборки.

Генеральной совокупностью является совокупность, на которую исследователь намерен распространить выводы, сделанные на основании изучения выборки. В случае изучения востребованности фонда пользователями библиотеки, в качестве генеральной совокупности будут выступать пользователи библиотеки.

81. Чтобы определить состав выборочной совокупности, необходимый для обеспечения репрезентативности данных исследования, необходимо тщательно проанализировать все характеристики генеральной совокупности. Выборка должна строиться по строго определенному правилу. Количественный объем ее исчисляется по статистически обоснованной формуле:

n = 1 / (∆² + 1 / N),
где n – объем выборочной совокупности;
N – генеральная совокупность;
∆ - величина допустимой ошибки выборки.

Чаще всего высчитывается выборочная совокупность с ∆ = 0,05 (вероятность того, что результаты можно экстраполировать на генеральную совокупность – 95%).

Например, количество пользователей библиотеки – 83 009 человек. Выборочную совокупность мы посчитаем следующим образом: n = 1 / (0,0025 + 1 / 83 009) = 398,08.

Таким образом, в данной библиотеке необходимо опросить 398 пользователей.

82. Для обеспечения всем элементам генеральной совокупности равных шансов попасть в выборочную совокупность, производится их отбор. Самый распространенный вид отбора – систематический, при котором в основу выборки кладутся обычно разного рода списки, картотеки и т. д.

Отбор единиц осуществляется через один и тот же интервал (шаг) в исходном списке. Первый номер в списке определяется случайным образом. При опросах пользователей библиотек отбор производится на основе читательских формуляров через определенный интервал.

Например, если генеральная совокупность = 83 009, а необходимо опросить 398 человек, то в этом случае интервал будет равен 209 (83 009 / 398 = 209): необходимо будет опросить пользователей с номерами формуляров 1, 210, 419 и т.д.

Примеры анкет для опроса пользователей и библиотекарей публичных библиотек при изучении востребованности их фондов приведены в Приложениях В–Е.

83. После того, как завершен сбор первичной социологической информации (полевой этап исследования), начинается этап обработки полученной в ходе анкетирования информации.

84. Обработка количественной информации может проводиться как вручную, так и при помощи компьютера.

85. Компьютерная обработка первичных данных предусматривает комплекс нижеперечисленных операций и процедур.

85.1. Выбраковка – отсеивание из общего массива собранного инструментария заполненных не полностью, небрежно, с поправками, исключающими возможность четкого определения ответа респондента, или другими нарушениями инструкций по их заполнению. Такого рода исследовательские документы признаются браком и удаляются из дальнейшего использования.

85.2. Ремонт выборки, необходимость которого обусловлена выбраковкой. Отсеивание ряда документов ведет к нарушению параметров ранее определенной выборки, поэтому возникает потребность возмещения забракованных документов новыми, т.е. проведения дополнительного сбора информации. Выбраковка и ремонт выборки делаются как при компьютерной, так и при ручной обработке.

85.3. Кодирование полученной информации – унификация и формализация информации до степени, при которой она становится пригодной к вводу в компьютер, т.е. нумерация всех полученных документов, точнее, присвоение каждому из них своего кода. Данная операция начинается в период полевых работ, но может быть завершена только после получения всего массива первичных данных, т.к. пронумеровать, можно только имея их все.

Все варианты мнений респондентов, подлежащие формализации, выявляются только по завершении полевого этапа.

85.4. Составление «матрицы» для последующего ввода информации в одну из программ для обработки статистической информации (StatSoft (STATISTICA), Microsoft Excel, MATLAB, SPSS (IBM) и др.)

85.5. Ввод данных в компьютер и организация введенной информации в соответствии с используемым пакетом прикладных программ машинной обработки.

85.6. Проверка качества введенной информации и коррекция обнаруженных ошибок. Для этого используются специальные процедуры обнаружения искаженной информации и ее исправления, а также программы корректировки и преобразования данных, входящих в общий пакет программ компьютерной обработки.

85.7. Получение искомых цифр, таблиц, шкал, графиков, индексов, коэффициентов и других количественных характеристик, изучаемых явлений и процессов для последующего описания и анализа.

86. Анализ полученной в ходе опроса информации может быть изложен в отчете о научно-исследовательской работе, который оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 7.32-2017 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления».